Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Substituto, Betreiberanschrift wird konfiguriert

Datenschutzkontakt: datenschutz@substituto.ch

Soweit eine Schule oder andere Kundenorganisation Personaldaten in Substituto verarbeitet, ist regelmäßig diese Organisation Verantwortliche und Substituto Auftragsbearbeiter. Für eigene Website-, Konto-, Sicherheits- und Abrechnungsprozesse ist der Plattformbetreiber verantwortlich.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

• Konto- und Stammdaten zur Bereitstellung und Verwaltung des Dienstes;
• Organisations-, Rollen- und Berechtigungsdaten zur Zugriffskontrolle und Mandantentrennung;
• Dienstplan-, Verfügbarkeits-, Abwesenheits- und Vertretungsdaten zur Personalplanung;
• Kommunikationsdaten für Einladungen, Benachrichtigungen und Vertretungsanfragen;
• Protokoll-, Geräte- und Sicherheitsdaten zur Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr;
• optionale Nutzungs- und Leistungsdaten nur nach Einwilligung zur Reichweitenmessung.

Bitte erfassen Sie in Abwesenheitsgründen keine Diagnosen oder andere medizinische Details.

3. Rechtsgrundlagen

Unter der GDPR erfolgt die Verarbeitung je nach Vorgang zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c), auf Grundlage berechtigter Interessen an sicherem und zuverlässigem Betrieb (lit. f) oder auf Einwilligung (lit. a). Beschäftigtendaten können zusätzlich nationalen arbeitsrechtlichen Vorschriften unterliegen. Nach Schweizer DSG gelten insbesondere Rechtmäßigkeit, Verhältnismäßigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Sicherheit.

4. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Daten erhalten nur berechtigte Personen der jeweiligen Organisation sowie vertraglich gebundene Anbieter, soweit dies erforderlich ist. Der Dienst nutzt derzeit Supabase für Datenbank und Authentifizierung, Vercel für Hosting sowie den von der Kundenorganisation konfigurierten E-Mail-Anbieter. Vercel Analytics und Speed Insights werden nur nach Zustimmung geladen.

5. Übermittlungen ins Ausland

Je nach Konfiguration können Anbieter Daten außerhalb der Schweiz oder des EWR verarbeiten. Solche Übermittlungen erfolgen nur bei anerkannt angemessenem Datenschutzniveau oder mit geeigneten Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln und erforderlichen Zusatzmaßnahmen. Die konkrete Anbieter- und Standortliste ist beim Datenschutzkontakt erhältlich.

6. Aufbewahrung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten oder die Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind. Kontodaten werden nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert; Abwesenheits-, Benachrichtigungs- und Protokolldaten unterliegen den von der verantwortlichen Organisation festgelegten Löschfristen. Backups werden innerhalb des dokumentierten Backup-Zyklus überschrieben.

7. Automatisierte Unterstützung

Substituto kann geeignete Vertretungen anhand hinterlegter Verfügbarkeit, Rolle, Qualifikation, Standort und Arbeitszeit vorschlagen. Die verantwortliche Organisation legt Regeln fest und kann Ergebnisse prüfen oder ändern. Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung dürfen nicht ausschließlich automatisiert erfolgen, sofern keine gesetzliche Grundlage oder wirksame Einwilligung besteht.

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe sowie – soweit anwendbar – Widerspruch und Widerruf verlangen. Angemeldete Nutzer finden Export- und Löschanfragefunktionen unter „Mein Profil → Datenschutz & Daten“. Alternativ kontaktieren Sie datenschutz@substituto.ch. Einwilligungen können jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ widerrufen werden. Sie können sich außerdem beim EDÖB oder Ihrer zuständigen EU-/EWR-Aufsichtsbehörde beschweren.

9. Sicherheit und Änderungen

Wir verwenden rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, verschlüsselte Übertragung, Protokollierung und weitere angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Verarbeitung oder Rechtslage wesentlich ändern; das aktuelle Datum steht am Seitenanfang.